TI para escritórios jurídicos: 4 dicas que podem fazer a diferença

Possuímos em nosso dia a dia diversas responsabilidades. Em alguns casos são tantas que se torna muito desafiador não deixar que nada passe pelos nossos olhos. Para a nossa felicidade, existe a tecnologia para auxiliar nas mais diversas tarefas em nosso cotidiano. Contudo, como a TI pode auxiliar escritórios jurídicos a aumentarem a sua produtividade e, consequentemente, seus lucros? Sim, seus lucros! Afinal, é muito bom trabalhar com o que a gente ama e ainda poder ganhar dinheiro com isso.

Em suma, a responsabilidade de um advogado se passa por diversas atividades. Dentre elas, elaborar peças processuais, contratos, participar de reuniões, negociações, peticionar e ainda ter um tempinho para não deixar nenhum e-mail para trás! Ufa!

Bom, para podermos ajuda-lo, decidimos escrever esse post com 4 dicas que, acreditamos, podem fazer a diferença no seu escritório de direito.

4 dicas de TI para escritório jurídico

TI para escritório jurídico #1 – Parar de gastar tempo com tarefas repetitivas

Em primeiro lugar, é necessário ressaltar que tempo é um recurso muito escasso e infelizmente não retornável. Dessa maneira, é justo afirmar que é de suma importância gastarmos tempo com o que realmente faz a diferença.

Os escritórios de Advocacia, em sua maioria, direcionam as tarefas repetitivas à secretárias e estagiários. É uma estratégia eficiente? De certo modo, sim! Entretanto, o que poderia ser mais importante para uma secretária do que cuidar da melhor maneira do seu cliente? Ou o que poderia ser mais importante para o seu estagiário do que aprender coisas novas todos os dias, e assim seu escritório ter uma fonte inesgotável de novos talentos? – Apenas uma pequena reflexão.

Portanto, o ideal é você identificar as tarefas repetitivas e que podem ser automatizadas. E, deste modo, permitir que as pessoas de seu escritório foquem em atividades realmente relevantes.

Se você deseja automatizar tarefas simples, como por exemplo o envio de e-mail de estagiários para seus líderes após finalizarem um documento, nossa sugestão é a utilização do WorkFlow da Microsoft. Com essa ferramenta, é possível criar pequenos fluxos de trabalho, notificando determinados grupos ou indivíduos quando é necessário uma nova ação.

Agora, se você deseja uma solução especializada no ramo jurídico, de certo a melhor solução é o Software Jurídico Astrea. Com ele é possível gerenciar e automatizar diversas tarefas. Quer saber mais sobre o Astrea? Veja esse Link.

TI para escritório jurídico #2 – Ter o controle sobre o que acontece no escritório

O que todos os grandes gestores possuem em comum? Eles gerenciam nos detalhes! Bom, apesar de ser contraditório ao que estamos acostumados a ouvir sobre gestão, não se trata de gerenciar TUDO nos detalhes. Afinal, somos humanos e existe um limite natural para o que podemos gerenciar. Dessa forma, é primordial priorizar as tarefas, delegar responsabilidades e manter apenas o que importa sobre seu controle.

Neste caso, é fundamental você profissionalizar sua gestão de tarefas e o trabalho colaborativo. Contratar uma ferramenta, neste caso, permite que os seus gestores e advogados enxerguem as atividades do escritório e ainda facilita a delegação de tarefas para os estagiários.

Caso você enxergue essa necessidade de melhor distribuição de responsabilidades, gestão de tarefas e acompanhamento do que é feito e por quem é feito, sugerimos uma dessas duas ferramentas.

  • Trello (Saiba mais): É uma ferramenta de gestão de tarefas bem completa e bem flexível. Apesar de ser um aplicativo pensado para utilização geral, sendo bem configurado, se torna um poderoso aliado no dia a dia de um escritório de Advocacia.
  • Astrea (Saiba mais): Esse sistema talvez seja o melhor disponível no mercado hoje. Junto com diversas funcionalidades, possui também um excelente gerenciador de tarefas que permite a visualização de quem está fazendo o que, em qual parte da tarefa está, e se existe algum impedimento para a tarefa ser concluída.

TI para escritório jurídico #3 – Garantir a segurança e confidencialidade das informações

Sabemos, sobretudo, que os escritórios de Advocacia lidam com diversas informações sigilosas. Além disso, muitos dos processos devem ser digitalizados e armazenados de forma segura e confiável. Provavelmente, essa seja a preocupação comum que todos os escritórios possuem. Contudo, o que ressaltamos aqui é a necessidade do seu escritório possuir uma política sólida de TI. Em suma, equilibrar a segurança com a autonomia dos seus colaboradores. Sendo assim, o ideal é você solicitar a seu time de TI que formule esse documento e implante os serviços de segurança em seu escritório.

Quer saber sobre os  problemas mais comuns de TI em um escritório de Advocacia? Suporte de TI para Advogados: 4 Problemas comuns

TI para escritório jurídico #4 – Planejar o investimento em tecnologia

Naturalmente é necessário investimento para implantar as soluções citadas. Portanto, é imprescindível que você defina um orçamento para a TI do seu escritório.

  • Defina um orçamento limitado para o setor de TI e deixe que o encarregado por essa área encontre um meio de se manter dentro desse orçamento
    “Estabeleça orçamentos “arbitrários” e não negociáveis afim de primeiro reduzir custos, depois fazer perguntas.” (Bob Fifer)
  • Foque na produtividade e melhoria continua da tecnologia do seu escritório.
  • Se ficar na dúvida pense: “Meus clientes ganham algo com isso?”
  • E abuse das ferramentas gratuitas! A internet está lotada delas!

Algumas ferramentas gratuitas

  • Slack – App de Chat corporativo, indicado para colaboração – Saiba mais
  • Trello – App de gestão de tarefas – Saiba mais
  • Skype – Crie reuniões online e converse com clientes – Saiba mais
  • Hangout – Aplicativo similar ao Skype só que do Google – Saiba mais
  • Google Drive – Compartilhe até 5GB gratuitamente – Saiba mais
  • Onedrive – Compartilhe até 5GB gratuitamente – Saiba mais

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2018-10-01T18:48:30+00:00

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